Certificazione sanitaria (circ. Inps n. 60/2010, n. 119/2010 e n. 164/2010)
Ai fini del pagamento dell'indennità di malattia, l'infermità comportante incapacità lavorativa deve essere documentata dal lavoratore mediante certificazione sull'inizio e la durata presunta della malattia rilasciata dal medico curante. E' valida anche la certificazione rilasciata dal medico non di famiglia purchè contenga tutti i dati compresi quelli per la qualificazione del medico.
Indipendentemente dal pagamento dell'indennità di malattia, la certificazione risulta indispensabile per giustificare l'assenza dal lavoro nei confronti del proprio datore di lavoro sia esso privato o pubblico. Il certificato fa fede sino a querela di falso.
I medici curanti e il processo di emissione. Il decreto interministeriale 44421 del 26 febbraio 2010 ha disciplinato le modalità per la predisposizione e l'invio telematico dei dati delle certificazioni di malattia (sia per il settore privato che in quello pubblico) statuendo l'obbligo per i medici convenzionati o dei medici dipendenti del Ssn, di trasmettere telematicamente all'Inps, tramite il Sac (acronimo di Sistema di accoglienza centrale del ministero dell'Economia che rappresenta lo snodo informatico a cui arrivano le informazioni e che dialoga con tutti i soggetti coinvolti nella procedura) il certificato di malattia del lavoratore e a rilasciare copia cartacea all'interessato dell'attestato di malattia (senza l'indicazione della diagnosi) e del certificato di malattia contenente i dati della diagnosi. Per i lavoratori del settore privato che hanno diritto all'indennità di malattia, l'Inps canalizza i certificati verso le proprie sedi per la predisposizione di visite mediche di controllo e, nei casi previsti, per il pagamento diretto delle prestazioni. All'invio il Sac restituisce al medico il numero identificativo del certificato (protocollo) necessario per la consultazione e stampa del certificato e dell'attestato. Il sistema permette di annullare i certificati entro il giorno successivo al rilascio e di rettificare la data di fine prognosi entro il termine della stessa.
E' a disposizione dei medici anche il numero verde del call center per ovviare ad alcune situazioni critiche del sistema on line (mancanza di copertura Adsl, visite domiciliari in cui non si ha a disposizione un computer), tramite il quale è possibile inviate telefonicamente i dati.
Con l'entrata in vigore del Dl n. 98/2011 (L. n. 111/2011, circ. Inps n. 117/2011)), sono state introdotte delle innovazioni in materia di assenze per malattia sempre nella direzione di un'equiparazione tra pubblici e privati dipendenti. Per le assenze con durata superiore a 10 giorni o per gli eventi di malattia successivi al secondo nel corso dell'anno solare, vige l'obbligo di produrre una certificazione rilasciata unicamente dal medico del Ssn o con esso convenzionato. In caso di assenza dovuta a visite, terapie, prestazioni specialistiche o esami diagnostici, l'assenza è giustificata anche mediante la presentazione di attestazione rilasciata dal medico o dalla struttura, anche privati (la norma ha modificato l'art. 55 septies del D. Lgs. n. 165/2001 ed ha valore nel pubblico impiego). E' confermata, per contro, in caso di assenze di durata pari o inferiore ai dieci giorni, nonché per le assenze fino a secondo evento, nel corso dell'anno solare, la possibilità di rivolgersi, oltre ai canali sopra richiamati, anche al medico curante non convenzionato con il Ssn e pertanto non obbligato all'invio telematico del certificato medico. L'art. 7 del DL. n. 179/2012 conv. nella legge n. 221/2012, ha equiparato la modalità di trasmissione telematica delle certificazioni di malattia nel settore pubblico con quella del settore privato.
Con la trasmissione telematica l'Inps dispone di tutte le informazioni riguardanti lo stato di temporanea incapacità al lavoro dei soggetti interessati. Nel suo sito web l'Inps mette a disposizione dei datori di lavoro (anche per i lavoratori) le attestazioni di malattia relative a tutti i certificati trasmessi dal medico curante.
Rimangono in vigore le regole previgenti in materia di controllo della malattia nel settore privato: il lavoratore deve sempre comunicare al medico l'indirizzo e le successive variazioni per la reperibilità, se diverso dalla residenza o domicilio.
Nulla è innovato anche sul trattamento economico e normativo nei casi di assenza per malattia.
I lavoratori e i datori di lavoro (circolare congiunta presidenza del Consiglio dei ministri e ministero del lavoro n. 4 del 18 marzo 2011, Accordo interconfederale del 20 luglio 2011 tra Confindustria e sindacati). Anche con la nuova procedura del certificato medico on line, continuano a sussistere in capo al lavoratore gli obblighi di tempestiva comunicazione dell'assenza all'azienda. Si tratta di un principio comune a tutti i CCNL che, se non viene osservato, può portare all'applicazione di sanzioni disciplinari.
Quanto alla trasmissione al datore di lavoro dell'attestazione di malattia da parte del dipendente, questo obbligo è venuto meno sia per il settore privato che pubblico realizzando l'armonizzazione tra i due settori. Pertanto, tutti i datori di lavoro non potranno più richiedere la copia cartacea dell'attestato di malattia ai dipendenti e i lavoratori non sono tenuti alla consegna. Però aver richiesto al medico il certificato non esaurisce l'obbligo di diligenza del lavoratore ammalato. Restano comunque fermi l'obbligo contrattualmente previsto di segnalare tempestivamente al datore di lavoro la propria assenza e l'onere di controllare l'effettiva trasmissione telematica da parte del medico del certificato che può avvenire chiedendo il numero di protocollo telematico che identifica il certificato di malattia inviato. Se l'Inps non ha ricevuto il certificato di malattia e, quindi, il datore di lavoro non è stato in grado di effettuare il relativo controllo risulta legittimo il licenziamento disciplinare per assenza ingiustificata (Sentenza Corte di Cass. n. 15226 Sez. Lav.).
Le aziende hanno a disposizione diverse opzioni per la consultazione e stampa delle attestazioni di malattia:
a) l'Inps sulla base delle informazioni presenti nelle proprie banche dati (denunce contributive UnieMens e codice fiscale dell'intestatario del certificato medico) individua il datore di lavoro e provvede all'inoltro all'indirizzo di posta elettronica certificata (Pec) indicata dal datore di lavoro nella richiesta di trasmissione da rivolgere alle caselle Pec delle strutture territoriali Inps competenti contenente la matricola dell'azienda (nell'ambito pubblico la certificazione è direttamente trasmessa dall'Inps all'amministrazione in cui il dipendente lavora). Questa possibilità è percorribile anche nel caso in cui l'azienda fosse in possesso di più matricole Inps perché si possono abbinare allo stesso indirizzo Pec. Viene così meno l'obbligo di consegna o di invio del certificato tramite raccomandata al datore di lavoro e all'Inps, tranne nei casi di impossibilità di invio telematico (circ. Inps n. 119/2010). E' questo il metodo più agevole per ricevere le attestazioni per il quale l'azienda non deve adottare alcuna formalità operativa per essere costantemente aggiornata. Ma poiché nel certificato medico on line manca il dato che permette l'abbinamento all'azienda, vi possono essere dei casi (come per i neoassunti sia al primo impiego che provenienti da un precedente rapporto di lavoro presso un altro datore di lavoro) in cui l'abbinamento può essere impossibile o risultare errato (visto che la comunicazione UnieMens avviene entro la fine del mese successivo).
b) i datori di lavoro possono richiedere all'Inps il Pin per consultare gli attestati nell'area web dedicata: la ricerca può avvenire adottando criteri diversi: per codice fiscale, per dati anagrafici del lavoratore o per il periodo temporale desiderato. Con questa modalità sorge l'incombenza di controllare molto spesso, se non quotidianamente, la sezione Inps dedicata per verificare la presenza di eventuali attestazioni di malattia. Il datore di lavoro può richiedere l'attivazione dell'accesso al portale Inps per se stesso oppure delegare uno o più dipendenti alla consultazione.
c) infine è possibile adottare nel settore privato, come regola, la comunicazione da parte del lavoratore, del numero di protocollo del certificato (dopo aver definito con i dipendenti le modalità operative da seguire: a mezzo telefono, sms, e-mail, fax. ecc.). Il dipendente non può rifiutarsi ed il mancato rispetto della disposizione può comportare provvedimenti disciplinari. Con questo dato basta collegarsi al sito Inps e consultare la singola attestazione. Non occorre la richiesta di Pin. Questo è il metodo più sicuro che mette al riparo dai casi in cui il certificato non dovesse essere abbinato all'azienda (lavoratori neoassunti senza alcun invio del flusso UnieMens) e non trasmesso via Pec.
Il servizio, consistente nella consultazione on line delle attestazioni di malattia tramite numero di protocollo, è disponibile anche agli intermediari abilitati del datore di lavoro che sono interessati a queste informazioni per l'elaborazione delle retribuzioni. Ai predetti intermediari è stata inoltre estesa la possibilità, già prevista per i datori di lavoro, di richiedere la consultazione degli attestati attraverso il sistema di invio con Pec o il sistema di accesso con Pin al portale Inps. Questi sistemi sono disponibili agli intermediari che abbiano ricevuto delega generale dal datore di lavoro allo svolgimento di tutti gli adempimenti in materia di lavoro ed abbiano comunicato all'Inps l'esistenza di tale delega secondo le modalità previste dalla circ. n. 28/2011. La ricezione da parte dell'azienda e del professionista abilitato non sono alternative ma possono essere cumulate. L'Inps rende disponibili gli attestati di malattia che riceve anche in formato xml. In tal modo possono essere acquisiti in maniera automatica dal software predisposto all'elaborazione dei cedolini.
I datori di lavoro e/o l'intermediario in possesso di Pin e/o di abilitazione alla ricezione dell'attestato via Pec sono tenuti a chiedere la revoca dell'autorizzazione al verificarsi di eventi che comportano il venir meno dell'abilitazione.
Lo stesso lavoratore può accedere al sito web dell'Inps per consultare e stampare i propri certificati attraverso l'inserimento del codice fiscale e del numero di protocollo del certificato (si visualizza solo l'attestato) oppure entrare nell'apposita area dedicata, se in possesso di SPID/CIE/CNS (previo accredito). In quest'area può anche attivare la modalità di inoltro dei certificati in formato "pdf" sulla propria casella Pec. Per i lavoratori che non dispongono di una casella di Posta certificata, ma sono in possesso di credenziali per la consultazione dei certificati di malattia, l'Inps consente al lavoratore di ricevere copia degli attestati di malattia presso un indirizzo e-mail dallo stesso indicato.
In caso di impossibilità a stampare la certificazione (per esempio visita domiciliare in assenza di strumenti telematici idonei), il medico curante può inviare la certificazione alla casella di Pec che il paziente gli ha indicato oppure deve comunicare al lavoratore il numero di protocollo attribuito al certificato affinché questi possa utilizzarlo per ricercare il proprio attestato direttamente dal sito Inps e, comunque comunicarlo al proprio datore di lavoro, nel caso questi ne faccia richiesta.
Con messaggio n. 9197 del 20 aprile 2011, l'Inps ha precisato che possono rimanere le seguenti ipotesi residuali in cui il lavoratore dovrà continuare ad esibire la copia cartacea del certificato di malattia, rilasciata dal medico all'Inps (ove previsto) e al datore di lavoro: malfunzionamento dei sistemi di trasmissione, ricovero ospedaliero, degenze in strutture di pronto soccorso, emissione di certificati da parte di medici privati non ancora abilitati all'invio telematico, malattia insorta in un altro Stato. In questi casi le sedi Inps dovranno accettare le certificazioni di malattia pervenute in formato cartaceo e si applicano le regole previgenti: la copia della certificazione di inizio e di continuazione della malattia deve essere recapitata o trasmessa a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento al datore di lavoro (anche all'Inps nei casi previsti), a cura del lavoratore, entro i due giorni successivi a quello del loro rilascio. Il giorno del rilascio non è incluso nei due giorni, mentre se il giorno di scadenza del termine è festivo, la scadenza è prorogata al primo giorno seguente non festivo (anche il giorno di sabato non è utile per la trasmissione). Es. giorno rilascio certificato: 10, data scadenza consegna: 12. Se i giorni 12 e 13 coincidono con il sabato e la domenica, la consegna avvenuta il giorno 14 non determina una ritardata consegna. La trasmissione via fax può essere considerata valida ai soli fini del rispetto del termine previsto per consentire l'effettuazione di visite mediche.
Per la concessione dell'indennità occorre far pervenire, nei termini, il certificato medico in originale. Il certificato, va consegnato anche quando l'assenza non è superiore ai tre giorni e, quindi, l'Inps non interviene nel pagamento dell'assenza. Nessun valore è attribuibile ad eventuali comunicazioni telefoniche (ciò per gli aspetti riferiti all'indennità di malattia anticipata dal datore di lavoro per conto dell'Inps).
Rientro anticipato al lavoro. L'indennità spetta per la durata della malattia (prognosi) indicata nella certificazione sanitaria. In caso di ripresa dell'attività lavorativa prima della scadenza della prognosi, possibile solo con certificazione medica di guarigione, l'indennità non spetta a partire dalla data della ripresa dell'attività lavorativa. L'Inps con circ. n. 79/2017 conferma che in caso di guarigione anticipata, l'interessato è tenuto a richiedere una rettifica del certificato in corso, sia per il datore di lavoro che per l'Inps, da effettuare prima della ripresa anticipata dell'attività lavorativa rivolgendosi allo stesso medico che ha redatto il certificato medico con una durata più lunga.
In caso di prosecuzione della malattia oltre la prognosi il lavoratore, per conservare il diritto alla indennità, è tenuto a documentare la circostanza mediante certificazione medica di continuazione della malattia da inviare all'azienda entro il secondo giorno dalla scadenza indicata nel certificato medico precedente. Lo stato di incapacità al lavoro deve essere comunicata all'azienda entro il primo giorno in cui il lavoratore avrebbe dovuto riprendere servizio.
Certificazioni rilasciate da strutture ospedaliere per ricoveri o di pronto soccorso: nei casi di ricovero in luogo di cura i certificati rilasciati dall'amministrazione del luogo di cura medesimo sostituiscono, a tutti gli effetti, la certificazione rilasciata dal medico curante. Sono validi anche i certificati rilasciati dal pronto soccorso su documenti cartacei. Limitatamente alle giornate di ricovero o alla giornata della prestazione di pronto soccorso è sufficiente che la certificazione suddetta sia redatta su carta intestata e riporti le generalità dell'interessato, la data del rilascio, la firma del medico e la diagnosi. In presenza di certificazioni in cui siano formulate prognosi successive al ricovero, la copertura dei relativi periodi è riconoscibile soltanto quando sia specificato in modo esplicito la prognosi di incapacità al lavoro. Quest'ultima certificazione, da inviare entro due giorni dal rilascio, sarà considerata valida se completa degli altri dati sopra specificati. Il lavoratore dovrà indicare i dati dell'azienda presso la quale è occupato, la sua abituale residenza e l'eventuale diverso recapito al fine di predisporre i controlli. Eventuali ritardi od omissioni saranno valutati secondo i vigenti criteri.
Dimissioni ospedaliere protette: per raggiungere la guarigione anziché a lunghe degenze, si fa sempre più uso delle dimissioni protette. Questi periodi non sono equiparabili a ricovero e pertanto l'indennizzabilità è solo per i giorni effettivamente trascorsi in regime di ricovero. Per l'indennizzabilità di questi periodi è necessario che, dalla relativa certificazione rilasciata dalla struttura ospedaliera, risulti che il lavoratore non sia soltanto ammalato ma anche temporaneamente incapace al lavoro a causa della malattia. Anche in questo caso la certificazione dovrà essere inviata a cura del lavoratore entro due giorni e contenere tutti i dati richiesti. Nell'eventualità di rientro nella struttura ospedaliera, l'evento potrà essere indennizzato, se ne ricorrono i presupposti, quale ricaduta.
Day hospital: le prestazioni in regime di day hospital sono equiparabili a giornate di ricovero ospedaliero e pertanto sono applicabili i requisiti certificativi, i termini di invio ed il trattamento economico previsti per tali giornate.
Conservazione della certificazione cartacea. Il datore di lavoro deve conservare le certificazioni per dieci anni ed è tenuto ad esibire, a richiesta, all'Inps, le certificazioni in suo possesso (art. 2, ultimo comma, del D.L. 30.12.1979, n. 663 convertito, con modificazioni, nella L. 28.2.1980, n. 33).
Prescrizione. L'azione per conseguire l'indennità si prescrive nel termine di un anno dal giorno in cui si è verificato l'evento.
8.1.4 Sanzioni per mancata certificazione
L'indennità di malattia non spetta per le giornate di malattia che non siano comprovate da idonea certificazione sanitaria secondo i criteri illustrati. Se la certificazione di continuazione risulta rilasciata in ritardo (e cioè oltre i 2 giorni successivi a quello di scadenza della prognosi precedente) si ha la perdita dell'indennità per le giornate di malattia che non risultano comprovate dalla certificazione. Esempio: se la prognosi precedente scade il giorno 20 e la certificazione di continuazione viene rilasciata il giorno 23 (con validità estesa al giorno precedente) deve essere escluso dall'indennità il giorno 21.
Per l'ipotesi che la mancanza di certificazione riguardi la domenica o altre festività, ovvero ancora la giornata del sabato in caso di settimana corta, giova ricordare che, sebbene il medico curante non sia tenuto a prestare attività ambulatoriale in tali giorni, gli stessi non potranno ritenersi indennizzabili, essendo prevista la possibilità per il lavoratore di farsi rilasciare la necessaria certificazione da parte del servizio di guardia medica o del pronto soccorso.
Inoltre, in presenza di successivi periodi di malattia documentati da altrettante certificazioni mediche e intervallati dalla giornata festiva (o dalle giornate di sabato in caso di settimana corta o domenica), fatte salve le regole circa l'indennizzabilità, per altri fini deve presumersi che i diversi periodi costituiscano un unico evento morboso sempreché non sussistano elementi obiettivi che possano dimostrare la mancanza di collegamento tra i singoli periodi.
8.1.5 Ritardo nell'invio del certificato nei casi di certificazione non telematica
Nelle ipotesi residuali in cui il lavoratore deve continuare ad esibire la copia cartacea del certificato di malattia rilasciata dal medico all'Inps e al datore di lavoro (malfunzionamento dei sistemi di trasmissione, ricovero ospedaliero, degenze in struttura di pronto soccorso, emissione di certificati medici da parte di medici privati non ancora abilitati all'invio telematico, malattia insorta in un altro Stato), le sedi Inps dovranno accettare le certificazioni di malattia pervenute in formato cartaceo ed applicare le regole previgenti: la copia della certificazione di inizio e di continuazione della malattia deve essere recapitata o trasmessa a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento al datore di lavoro (anche all'Inps) a cura del lavoratore, entro i due giorni successivi a quello del loro rilascio. Ai fini dell'accertamento dell'eventuale ritardo deve prendersi in considerazione:
- la data del timbro postale;
- la data di arrivo nei casi di recapito.
Non deve farsi luogo all'applicazione delle sanzioni per ritardata certificazione nei casi di certificazioni rilasciate da enti ospedalieri attestanti i periodi di ricovero presso gli stessi enti (la certificazione relativa alle prestazioni di pronto soccorso, non equiparabili al ricovero, dovrà essere inviata entro i due giorni dal rilascio). Il ritardo nel recapito o nella trasmissione della certificazione di inizio o di continuazione della malattia al datore di lavoro comporta assenza ingiustificata e per l'Inps comporta la perdita dell'indennità per i giorni di ritardo. Se non sussiste una causa incolpevole che giustifichi il ritardo nell'invio della certificazione medica (lavoratore ammalato che non ha familiari o conoscenti che possono provvedere all'invio del certificato), l'indennità di malattia è corrisposta, con esclusione del periodo compreso tra la scadenza del termine previsto e la data di invio del certificato.
Si ricorda che il ritardo della trasmissione della certificazione medica deve essere valutata distintamente, infatti:
- il datore di lavoro può contestare al lavoratore il ritardo della trasmissione della documentazione, applicando la normativa dei provvedimenti disciplinari (contestazione, giustificazioni del lavoratore, comunicazione dell'eventuale provvedimento disciplinare comminato), indipendentemente dalla trasmissione della documentazione all'Inps;
- l'Inps può contestare al lavoratore il ritardo della trasmissione della certificazione ed applicare, previo esame delle giustificazioni del lavoratore stesso, il provvedimento di sospensione dell'erogazione dell'assegno, indipendentemente dalla trasmissione della documentazione al datore di lavoro.
In conclusione, il datore di lavoro e l'Inps devono contestare singolarmente le inadempienze del lavoratore.
8.1.6 Giornate non indennizzabili per ritardo nell'invio - Modalità di calcolo
Il ritardo nell'invio o nella presentazione della certificazione comporta la perdita dell'indennità per i giorni di ritardo intendendo per tali:
- in caso di inizio malattia: i giorni precedenti la data di arrivo del certificato escludendo i due giorni a disposizione per l'inoltro del certificato; si considera cioè il periodo compreso tra la scadenza del termine previsto e la data di invio del certificato;
- in caso di continuazione: i giorni tra la data di scadenza della prognosi precedente e quella di arrivo della certificazione sempre escludendo i due giorni a disposizione per l'invio.
Il ritardo può essere giustificato per motivi "seri ed apprezzabili" da documentare a cura del lavoratore ed in questi casi l'indennità viene pagata come se la certificazione fosse stata presentata in tempo utile.
In sintesi la non indennizzabilità è riferita ai soli giorni di "ritardo" in senso stretto escludendo i due giorni a disposizione del lavoratore per l'inoltro.
Ai fini dell'applicazione delle sanzioni per ritardata certificazione da parte di lavoratori per i quali il pagamento dell'indennità è effettuato direttamente dall'Inps deve aversi riguardo unicamente alla data di arrivo della certificazione diretta alla ASL.