Compendio 2025

Smart working (lavoro agile) (L. n. 81/2017, art. 18-24; Inail circ. n. 48/2017)

Lo smart working regolamenta una nuova modalità di esecuzione della prestazione lavorativa da parte dei lavoratori subordinati rendendo meno vincolante tempo e luogo di svolgimento della prestazione lavorativa. Infatti la modalità di esecuzione comporta che la prestazione sia resa dal dipendente senza vincoli di orario (collocazione) o di luogo di lavoro come invece avviene nel tradizionale rapporto di lavoro subordinato. Il lavoratore agile rimane pur sempre lavoratore subordinato al suo datore di lavoro e come tale soggetto al suo potere direttivo e disciplinare anche quando presta la sua attività in tempi e luoghi diversi da quelli operativi dell’azienda. Nel lavoro agile il dipendente è padrone di lavorare dove e quando vuole. Con questa modalità, oltre a soddisfare le esigenze del datore di lavoro, anche il lavoratore ha indubbi vantaggi in termini di tempi di viaggio e costi e di una migliore organizzazione della vita familiare. Alcune criticità per il datore di lavoro riguardano l’organizzazione di nuove modalità con cui esercitare il potere direttivo e disciplinare e la necessità di valutare i rischi presenti all’esterno del normale luogo di lavoro e l’adozione di nuove misure per la sicurezza. 

Gli accordi di smart working, a termine o a tempo indeterminato, vengono sottoscritti con un accordo individuale con i dipendenti e vanno trasmessi telematicamente al ministero del Lavoro (art. 23 L. n. 81/2017). L’invio deve essere effettuato tramite Spid (sistema pubblico di identità digitale) che permette di accedere a tutti i servizi online della PA con un’unica identità digitale (username e password). Rimane invariata la comunicazione UnificatoLav. L’accordo deve disciplinare la durata, le modalità di esecuzione della prestazione lavorativa e le regole per il controllo a distanza da parte del datore di lavoro (fasce di reperibilità), il diritto alla disconnessione (al lavoratore agile deve essere riconosciuto il diritto alla disconnessione dalle apparecchiature di lavoro fornite dal datore di lavoro per assicurare un adeguato riposo). Il ministero del Lavoro ha pubblicato, sul proprio sito internet una guida pratica su come compilare la comunicazione telematica relativa all’accordo. Non sono previste scadenze per l’invio della comunicazione e nemmeno sanzioni per il mancato adempimento. La comunicazione può riguardare l’inizio del periodo di lavoro agile, la modifica del periodo e l’annullamento della sottoscrizione dell’accordo precedente. E’ previsto l’obbligo per le imprese di riconoscere priorità alle richieste di esecuzione del lavoro in modalità agile provenienti dalle lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo di maternità ovvero dai lavoratori con figli in condizioni di disabilità (legge n. 145/2018 art. 1 c. 486).

Il lavoro agile è sostanzialmente diverso dal telelavoro perchè questo individua un certo ed univoco luogo di lavoro, di solito l’abitazione del telelavoratore, dalla quale è autorizzato a rendere la sua prestazione. Nel lavoro agile, che possiamo considerare una evoluzione, invece, il luogo di lavoro inteso come postazione fissa situata in una determinata località, non esiste visto che il lavoratore può indifferentemente svolgere la sua attività parte all’interno dei locali aziendali e parte all’esterno di questi. La parte di attività che il lavoratore svolge all’esterno può essere fatta da qualunque sito a sua scelta, non più rimessa al potere del datore di lavoro e neppure all’accordo delle parti. E’ importante definire l’ambito di svolgimento della prestazione perchè in caso di infortunio fuori dal luogo di lavoro bisogna verificare che egli stesse effettivamente lavorando. Il lavoro agile ammette la possibilità di rendere la prestazione con un orario libero limitato solo dalla durata massima giornaliera e settimanale previsto dalla legge. 

Viste le maggiori responsabilità di questa modalità di lavoro in capo a coloro che la praticano, non a tutti i lavoratori e per tutte le attività lavorative è permessa. Non esiste un diritto del dipendente ad essere ammesso al lavoro agile, il datore di lavoro può tenere conto della personalità e condotta professionale del dipendente. L’accordo scritto tra le parti in nessun modo deve discriminare il lavoratore agile. Egli ha diritto di ricevere un trattamento economico normativo, non inferiore a quello dei colleghi che svolgono le stesse mansioni all’interno dell’azienda, compresi specifici percorsi formativi per la crescita professionale.

L’art. 23 della legge di riferimento, ha riservato particolare attenzione alla copertura contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali per i rischi connessi alla prestazione lavorativa svolta all’esterno dell’azienda. Sussistendo i requisiti di assicurabilità all’Inail (condizione oggettiva relativa all’attività esercitata che per il lavoratore agile è rappresentata per lo meno dall’uso di attrezzature informatiche e condizione soggettiva relativa alla sua qualità di lavoratore dipendente) non vi è dubbio che il lavoratore agile ha diritto alla piena copertura assicurativa. Ciò che rileva è soltanto l’occasione di lavoro ossia la correlazione tra il rischio dell’attività svolta e l’infortunio. Il lavoratore agile ha il pieno diritto alla copertura anche per gli infortuni in itinere secondo l’ordinaria disciplina di questo tipo di infortuni. Non è richiesta l’apertura di una apposita

posizione assicurativa territoriale perchè non si tratta di una nuova unità produttiva dotata di autonomia finanziaria e tecnico funzionale. I profili di rischio e classificazione tariffaria continuano ad operare secondo le consuete regole. Solo nel caso in cui la lavorazione svolta dal lavoratore agile sia nuova rispetto a quelle già presenti in azienda nella Pat dovrà essere aperta una nuova voce di tariffa. In caso contrario le retribuzioni del lavoratore in questione verranno denunciate

secondo le regole generali sulla voce di rischio già presente.

Il recesso, nel caso di accordo a tempo indeterminato, può essere comunicato dalle parti con un preavviso non inferiore a 30 giorni. Se c’è un giustificato motivo, ciascuna delle parti può recedere prima della scadenza del termine nel caso di accordo a tempo determinato o senza preavviso nel caso di accordo a tempo indeterminato. 

La modalità smart working non interessa il rapporto di lavoro con i collaboratori parasubordinati o autonomi in quanto essendo autonomo per definizione si svolge senza specifici vincoli di luogo e di tempo della prestazione.

Protocollo Nazionale sul Lavoro in modalità Agile (7 dicembre 2021)

Il Ministero del Lavoro e le Parti Sociali hanno stipulato il 7 dicembre 2021, il Protocollo Nazionale sul Lavoro in modalità Agile, che descrive i principi e fornisce le linee guida utili alla contrattazione collettiva nazionale, aziendale e/o territoriale nella definizione di appositi accordi nel rispetto della disciplina di cui alla Legge n. 81/2017.

Principi generali fissati dal Protocollo.Tra i principi di carattere generale Il Protocollo stabilisce che l’adesione al lavoro agile avviene su base volontaria da parte del lavoratore ed è subordinata alla sottoscrizione di un accordo individuale che deve prevedere il diritto di recesso. L’eventuale rifiuto del lavoratore di aderire o svolgere la propria prestazione lavorativa in modalità agile non è causa di licenziamento per giusta causa o giustificato motivo, né può generare conseguenze disciplinari in capo al lavoratore stesso. L’attivazione del lavoro agile deve avvenire mediante la sottoscrizione di un accordo individuale tra il datore di lavoro e il lavoratore, come previsto dagli artt. 19 e 21 della Legge n. 81/2017 e secondo quanto stabilito dai contratti collettivi, ove regolato. Tale accordo deve prevedere: la durata dell’accordo, che può essere a termine o a tempo indeterminato; l’alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dei locali aziendali; i luoghi eventualmente esclusi per lo svolgimento della prestazione lavorativa esterna ai locali aziendali; gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali; gli strumenti di lavoro; i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione; le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto sia dall’art. 4, Legge 300/1970 sia dalla normativa in materia di protezione dei dati personali; l’attività formativa eventualmente necessaria; le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.

Organizzazione e luoghi di lavoro. Il lavoratore è libero di individuare il luogo dove svolgere la prestazione in modalità agile, purché compatibile con le necessità lavorative e con l’esigenza di sicurezza e riservatezza nel trattamento dei dati e delle informazioni aziendali.  La contrattazione collettiva può individuare i luoghi ritenuti non idonei allo svolgimento della prestazione lavorativa agile, per motivi di sicurezza personale o protezione, segretezza e riservatezza dei dati. L’attività lavorativa in modalità agile si caratterizza: per l’assenza di un preciso orario di lavoro, nonché per l’autonomia nello svolgimento della prestazione nell’ambito degli obiettivi prefissati, fermo restando il rispetto dell’organizzazione delle attività assegnate dal responsabile. La prestazione in modalità agile può essere articolata in fasce orarie e in ogni caso, dovrà essere individuata e garantita tecnicamente la cd. “fascia di disconnessione”, cioè quel periodo nel quale il lavoratore non è tenuto ad erogare alcuna prestazione lavorativa. La disconnessione deve essere garantita anche se il lavoratore è assente per eventi quali malattia, infortuni, permessi retribuiti, ecc. (assenze cd. “legittime”), durante le quali, il lavoratore può disattivare i propri dispositivi di connessione e, in caso di ricezione di comunicazioni aziendali, non è comunque obbligato a prenderle in carico prima della prevista ripresa dell’attività lavorativa. Il lavoratore può fruire, anche durante la prestazione di lavoro agile, di permessi per riduzione d’orario (ROL) o di altri permessi previsti dalle norme di legge (quali ad esempio i permessi previsti dalla Legge n. 104/1992). In assenza di un preciso orario di lavoro durante la prestazione in lavoro agile, il Protocollo prevede la non configurabilità delle prestazioni di lavoro straordinario, fatte salve diverse esplicite previsioni dei contratti collettivi. Se il lavoratore è inell’impossibilità di svolgere l’attività lavorativa in modalità agile e non può riprenderla in tempi ragionevoli, il dipendente e il datore di lavoro devono concordare le modalità di completamento della prestazione lavorativa, che può comportare anche il rientro presso i locali aziendali.

Strumenti di lavoro. Spetta al datore di lavoro, di norma e fatti salvi diversi accordi, fornire e manutentare la strumentazione tecnologica e informatica necessaria allo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile, coerentemente alle necessità aziendali e in linea con le normative in materia di sicurezza sul lavoro.  Se c’è accordo sull’utilizzo di strumenti tecnologici e informatici propri del lavoratore, le parti devono stabilire i criteri e i requisiti minimi di sicurezza da implementare e concordare eventuali forme di indennizzo per le spese. In caso di guasto, furto o smarrimento delle attrezzature e in caso di impossibilità sopravvenuta a svolgere l’attività lavorativa, il dipendente deve avvisare tempestivamente il proprio responsabile ed eventualmente attivare la procedura aziendale per la gestione del data breach. Il lavoratore è responsabile per le attrezzature fornite ed è tenuto a rispondere di eventuali danni causati da comportamenti negligenti.

Diritti dei lavoratori. Ai lavoratori agili si applicano le tutele già previste dalla Legge n. 81/2017 e, più in genere, dal D.lgs n. 81/2008 in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Il datore di lavoro deve garantire la salute e sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile e fornire al lavoratore e al RLS aziendale o territoriale, con cadenza almeno annuale, l’informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro. Resta fermo l’obbligo per i lavoratori di cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione e protezione per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione di lavoro agile. Il lavoratore agile ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali.  Il datore di lavoro è tenuto a garantire, ai sensi dell’art. 23 della Legge n. 81/2007, la copertura assicurativa INAIL contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, anche derivanti dall’uso dei videoterminali, nonché la tutela contro l’infortunio in itinere. Lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile non modifica il sistema dei diritti e delle libertà sindacali individuali e collettive definiti dalla legge e dalla contrattazione collettiva. È però onere delle Parti sociali stabilire le modalità di fruizione di tali diritti, adattandole evidentemente al contesto del lavoro agile.

La prestazione in modalità agile non deve incidere sugli elementi contrattuali in essere quali livello, mansioni, inquadramento professionale e retribuzione del lavoratore, nonché su nessuna delle altre condizioni di lavoro normative ed economiche (premi di risultato, opportunità di carriera, iniziative formative, welfare aziendale, ecc.).

Protezione dei dati personali e riservatezza. Il lavoratore in modalità agile è tenuto a trattare i dati personali cui accede per fini professionali rispettando le istruzioni fornite dal datore di lavoro, nonché a mantenere la riservatezza sui dati e sulle informazioni aziendali in proprio possesso e/o disponibili sul sistema informativo aziendale. Il datore di lavoro è tenuto ad adottare tutte le misure tecnico-organizzative adeguate a garantire la protezione dei dati personali dei lavoratori in modalità agile e dei dati trattati da questi ultimi.

Formazione e Informazione. I datori di lavoro sono tenuti a fornire percorsi formativi ai lavoratori interessati dallo svolgimento della prestazione in modalità agile, per garantire pari opportunità nell’utilizzo degli strumenti di lavoro e nell’arricchimento del proprio bagaglio professionale, nonché al fine di diffondere una cultura aziendale orientata alla responsabilizzazione e partecipazione dei lavoratori. La previsione di tali attività formative non fa venir meno la partecipazione dei lavoratori agili alle iniziative rivolte alla generalità dei dipendenti, che possono garantire un’adeguata risposta ai loro bisogni formativi in un’ottica di formazione continua.

Semplificazione degli obblighi di comunicazione. A causa della crisi pandemica Covid-19, fino al 31 agosto 2022, per attivare lo smart working è stata sufficiente la comunicazione unilaterale dell’azienda ai lavoratori. Dal 1° settembre 2022 si torna alla disciplina del lavoro agile prevista dalla legge 81/2017 e sarà dunque necessario stipulare un accordo individuale tra lavoratore e datore di lavoro, nel quale indicare termini e condizioni dello svolgimento in modalità agile della prestazione. L’art. 41-bis del Dl 73/2022 modificando l’art. 23 della L. n. 81/2017 ha reso definitiva la semplificazione degli obblighi di comunicazione per lo svolgimento del lavoro in modalità agile. A partire dal 1° settembre 2022, il datore di lavoro dovrà comunicare in via telematica al MdLi i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile.

Ne deriva che, dal 1° settembre 2022, i datori di lavoro non dovranno più trasmettere i singoli accordi individualmente stipulati con ciascun dipendente ma comunicheranno solamente l’elenco dei lavoratori che hanno firmato l’accordo. L’accordo individuale rimane indispensabile ma non dovrà più essere caricato sul portale del ministero del Lavoro, come invece prevedeva la norma del 2017. Al decreto è allegato il modulo che le aziende dovranno compilare e trasmettere in via telematica in caso di inizio, modifica o cessazione del periodo di lavoro agile. Il modello richiede semplicemente di indicare la tipologia (a termine o a tempo indeterminato), la data di sottoscrizione, quella di inizio della prestazione agile e quella di cessazione. La comunicazione al ministero deve essere effettuata dalle aziende entro 5 giorni dalla sottoscrizione dell’accordo individuale (Nota MdL del 26/8/2022).

In sede di prima applicazione delle nuove modalità, l’obbligo della comunicazione potrà essere assolto entro il 1° novembre 2022. Il decreto stabilisce anche l’obbligo per il datore di lavoro di conservare l’accordo individuale per 5 anni. Restano valide le comunicazioni effettuate secondo le modalità previste dalla disciplina previgente: le aziende che in periodo pandemico hanno fatto le comunicazioni secondo le disposizioni emergenziali non dovranno ripeterle (salve naturalmente le ipotesi di modifica o cessazione).Chi non ha ancora sottoscritto accordi individuali dovrà provvedervi. In mancanza di accordo, la prestazione in modalità agile non potrà infatti proseguire dopo il 31 agosto 2022.

Le informazioni trasmesse dai datori di lavoro saranno rese disponibili all’INAIL. In caso di mancata comunicazione secondo le modalità previste sarà applicata una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Il Mdl, in un comunicato stampa del 9/12/2022, informa che a decorrere dal 15 dicembre 2022 è possibile effettuare le comunicazioni di inizio, modifica, annullamento e recesso dal lavoro agile mediante la compilazione di un foglio excell da predisporsi sulla base di specifici template che sono messi a disposizione nella sezione modulistica del sito del Ministero del Lavoro.

Si tratta di una ulteriore modalità di comunicazione del lavoro agile che va ad aggiungersi alla modalità di comunicazione singola e massiva previste dal D.M. n. 149/2022.

Lavoratori “fragili”. La Legge n. 197/2022 (di Bilancio 2023), art. 1, c. 306, proroga fino al 31 marzo 2023 il diritto per i lavoratori fragili ovvero coloro che sono affetti dalle patologie e condizioni individuate dal decreto del Ministro della Salute 3/2/2022, di svolgere la prestazione lavorativa in modalità di lavoro agile. Con un comunicato stampa del 31/12/2022, il MdL recepisce la proroga precisando che fino al 31/01/2023 le relative comunicazioni per i soggetti "fragili", dovranno essere trasmesse mediante l'applicativo disponibile al sito servizi.lavoro.gov.it, denominato "Smart working semplificato". Tale modalità potrà essere utilizzata unicamente per i lavoratori "fragili" per periodi di lavoro agile con durata "collocata" non oltre al 31/03/2023. A partire dall’1/02/2023 le eventuali comunicazioni relative ai lavoratori fragili aventi per oggetto il periodo di lavoro agile dal 01/02/23 al 31/03/23 dovranno essere inoltrate solo utilizzando la procedura ordinaria "Lavoro agile" come pure le comunicazioni dei periodi di lavoro agile per le restanti categorie di lavoratori.

Lavoratori fragili e genitori con figli minori di 14 anni. 

La legge n. 85/2023 di conversione del D.l. n. 48/2023 (Decreto “Lavoro) ha prorogato:

• fino al 30 settembre 2023 il termine per il lavoro agile dei lavoratori dipendenti pubblici e privati affetti dalle patologie e condizioni individuate dal Decreto del Ministro della Salute 4/2/2022.
• fino al 31 dicembre 2023, il termine del lavoro agile per i lavoratori con figli minori di anni 14 e per i lavoratori dipendenti che, sulla base delle valutazioni dei medici competenti sono più esposti a rischio di contagio dal virus SARS-CoV-2, in ragione dell'età o della condizione di rischio derivante da immunodepressione, da esiti di patologie oncologiche o dallo svolgimento di terapie salvavita o comunque da comorbilità che possano caratterizzare una situazione di maggiore rischio, accertata dal medico competente.

Le relative comunicazioni dovranno essere trasmesse mediante la compilazione dei template aggiornati seguendo la procedura ordinaria sull’applicativo disponibile al sito servizi.lavoro.gov.it, denominato “Lavoro Agile”.

L’art. 9 del D.l. n. 132/2023 (c.d. Decreto proroghe) ha prorogato al 31 dicembre 2023 (in luogo del 30 settembre 2023), il lavoro agile per i lavoratori dipendenti pubblici e privati che sono "soggetti fragili", ovvero soggetti affetti da patologie e condizioni individuate dal DM (salute) 4 febbraio 2022.