Scopo. Con l'introduzione della comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro, il Libro unico non rappresenta lo strumento di contrasto al lavoro sommerso, ma consente agli organi ispettivi la verifica della regolarità della gestione dei rapporti di lavoro con particolare riferimento all'inquadramento contrattuale, alla corretta applicazione delle norme in materia di orario di lavoro e riposi, all'esatta valorizzazione e gestione delle assenze tutelate dalla legge, agli aspetti retributivi, previdenziali, assicurativi e fiscali.

Soggetti obbligati. L'obbligo di istituire il libro unico del lavoro riguarda tutti i datori di lavoro privati di qualsiasi settore, compresi gli agricoli, dello spettacolo, dell'autotrasporto e i marittimi con la sola eccezione dei datori di lavoro privati che occupano lavoratori domestici, i committenti, le cooperative, le scuole, gli Enti con o senza fini di lucro, le società privatizzate a prevalente capitale pubblico, ecc. che occupano dipendenti di qualsiasi qualifica, collaboratori coordinati soggetti alla tutela assicurativa. L'obbligo nasce nel momento in cui si assume il primo dipendente o collaboratore coordinato. L'obbligo della tenuta del Libro unico del lavoro riguarda anche le imprese di somministrazione, dal momento che i lavoratori somministrati vengono da questi assunti anche se per essere poi inviati a lavorare presso le imprese utilizzatrici. Per i datori marittimi la risposta del Ministero Lavoro all'interpello n. 53/2008, precisa che con riferimento al personale componente l'equipaggio della nave, l'obbligo riguarda unicamente l'istituzione e tenuta dei ruoli di equipaggio ai sensi dell'art. 7 del Dpr n. 1124/1965 e non anche il Libro unico. 

Soggetti esclusi dalla tenuta del Libro unico. Le società cooperative di produzione e lavoro non sono obbligate alla tenuta di questo libro per il lavoro manuale e non manuale (quando sovraintendono al lavoro altrui) dei propri soci. Analogo discorso vale anche per qualsiasi tipo di società. Tuttavia, nel momento in cui con i predetti soci viene instaurato un rapporto di lavoro subordinato oppure di collaborazione coordinata e continuativa, tale obbligo scatta automaticamente. Sono altresì esonerate dalla tenuta del libro unico:

- le imprese familiari per il lavoro con o senza retribuzione del coniuge, dei figli e altri parenti e affini che prestano lavoro manuale e non manuale (tranne che siano dipendenti o collaboratori;

- i titolari di aziende individuali artigiane che non hanno lavoratori dipendenti o collaboratori ma operano col solo lavoro del titolare o avvalendosi esclusivamente di soci o familiari coadiuvanti;

- le società (di persone e di capitali) e le ditte individuali del commercio (terziario) che non occupano dipendenti, o collaboratori che operano solo col lavoro del titolare o dei soci lavoratori;

- le società che, senza occupare nessun lavoratore, si avvalgono della sola opera di dipendenti distaccati da altre aziende, di lavoratori somministrati o di soggetti occupati con contratto di lavoro occasionale;

- le pubbliche amministrazioni. Gli enti pubblici, sia quelli economici  che quelli non economici (i cui vertici sono totalmente o parzialmente nominati dai ministeri competenti) e i consorzi, sono esclusi dalla disciplina in materia di libro unico del lavoro. Per essi resta fermo l'obbligo di documentare lo svolgimento della prestazione lavorativa.

Lavoratori da iscrivere nel Libro unico. Devono essere registrati i dati relativi alle seguenti categorie di lavoratori:

- lavoratori dipendenti di qualsiasi livello e/o categoria anche se occupati presso sedi operative estere, i lavoratori inviati in missione con contratto di somministrazione e in distacco in quanto restano a pieno titolo dipendenti (con registrazioni complete anche del calendario delle presenze). Le registrazioni possono essere sospese per i lavoratori intermittenti nei periodi di attesa della chiamata, vanno effettuate quando il lavoratore, pur senza prestare l'attività, percepisce l'indennità di disponibilità. Per i lavoratori a domicilio il Libro unico deve contenere oltre al nominativo e domicilio, l'indicazione del tipo e della quantità del lavoro da eseguire, misura della retribuzione ed anche le date di consegna e riconsegna del lavoro. E' obbligatorio riportare i dati anagrafici dei dipendenti relativi al periodo di paga in cui inizia il rapporto, anche se non viene corrisposto alcun corrispettivo ad esempio perché assunti alla fine del mese, dopo l'elaborazione dei cedolini, con la corresponsione dei ratei nel mese successivo;

- collaboratori coordinati e continuativi. Per i collaboratori l'annotazione è richiesta nel mese in cui percepiscono un compenso o rimborsi spese ed anche all'inizio e alla cessazione del rapporto, anche se non viene corrisposto alcun corrispettivo. Si può omettere il calendario delle presenze per le particolari modalità di svolgimento dell'attività. Per il Ministero del lavoro devono però essere registrati a Lul le assenze limitatamente ai casi in cui il committente ne è venuto a conoscenza e solo quando incidono sull'obbligo di astensione dal lavoro comportando l'erogazione di prestazioni previdenziali;

- amministratori, consiglieri e i sindaci, in quanto titolari di un rapporto di collaborazione, salvo quando svolgano l'incarico nell'ambito di un'attività professionale o quando l'incarico sia del tutto gratuito. Questi soggetti, vanno iscritti solo nel mese in cui percepiscono un compenso o rimborsi spese. Gli amministratori lavoratori dipendenti sono iscritti in qualità di dipendenti con la retribuzione, i rimborsi e gli altri emolumenti che percepiscono. L'amministratore socio lavoratore della società, pur percependo un compenso per le funzioni di amministratore, alla stregua degli altri soci lavoratori, non deve essere registrato nel Lul;

- soci di società cooperative quando instaurano con la cooperativa un distinto rapporto di lavoro subordinato o di collaborazione coordinata e continuativa.

Somministrati e distaccati devono essere iscritti all'inizio e alla fine del periodo di utilizzo, anche nel libro unico dell'utilizzatore quale beneficiario della prestazione e soggetto titolare del potere di direzione e controllo del lavoratore, con i soli dati identificativi, agenzia di somministrazione o azienda distaccante, senza particolari obblighi di tracciato, con possibilità di registrazione anche in forma di elenco a condizione che il relativo foglio risulti elaborato con numerazione sequenziale. Se l'impresa non è tenuta ad istituire il Libro unico per i propri dipendenti o collaboratori non sarà obbligata alle annotazioni relative a somministrati e distaccati. In ogni caso l'omessa registrazione da parte dell'utilizzatore può essere considerata violazione formale e non è oggetto di una sanzione specifica. L'agenzia per il lavoro nella sua veste di datore di lavoro, deve iscrivere il dipendente nel suo Libro unico.  

Sono esclusi dalla registrazione sul Libro unico gli agenti e i rappresentanti individuali che svolgono l'attività in forma di impresa, gli amministratori, sindaci e componenti di collegi e commissioni i cui compensi sono attratti nei redditi di natura professionale, gli associati in partecipazione che svolgono l'attività in forma imprenditoriale o quale parte della propria attività di impresa o di lavoro autonomo. Sono da iscrivere gli amministratori che non sono liberi professionisti e con esclusivo riferimento al mese in cui avviene l'eventuale percezione dei compensi o rimborsi spese.

Non devono essere oggetto di registrazione i dati riferiti ai collaboratori e coadiuvanti (coniuge, figli anche naturali o adottivi, altri parenti, affini del datore di lavoro) delle imprese familiari e delle imprese commerciali che prestano attività non subordinata in azienda e ai soci lavoratori di attività commerciali ed imprese in forma societaria di ogni tipo (compresi quindi anche i soci artigiani). Per questi soggetti che prestino con o senza retribuzione opera manuale o non manuale, per i quali non è obbligatoria la registrazione nel Libro unico, qualora il datore non sia anche obbligato alla comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro, deve denunciare all'Inail i suddetti lavoratori nominativamente, esclusivamente in via telematica nel Punto Cliente del sito Inail utilizzando il servizio "Denuncia nominativa assicurati soci (Dna)". Se per comprovati motivi tecnici non potesse avvenire telematicamente si dovrà inviare le comunicazioni solo tramite PEC alla casella della sede Inail competente. In analogia per le comunicazioni al Cpi, la Dna va effettuata entro le 24 ore del giorno precedente, l'inizio dell'attività del socio lavoratore mentre nei casi di cessazione entro 30 giorni dalla data di fine attività del socio. 

Non devono essere iscritti i lavoratori autonomi titolari di partita Iva, i percettori di borse di studio, i lavoratori autonomi occasionali, i tirocinanti, gli stagisti e i lavoratori socialmente utili in quanto non costituiscono rapporti di lavoro, anche se percettori di redditi assimilati a quelli di lavoro subordinato. Non devono essere iscritti i lavoratori provenienti da cooperative di produzione e lavoro utilizzati dalle aziende. Per motivi pratici di elaborazione, anche se non vi è alcun obbligo, possono essere riportati i cedolini elaborati in capo agli eredi del lavoratore deceduto e per il pagamento dell'assegno al coniuge separato del lavoratore dipendente.

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